Création et gestion de la facturation

1.Ouvrez une fenêtre « Gestion de la facturation ».

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Historique des factures » pour vérifier les factures avec le statut « En cours » et vous assurer de ne pas ajouter de nouveaux éléments dans une facture existante, si vous préférez que PRIM produise une nouvelle facture pour votre client.

3.Dans la liste, faites un filtre pour n'afficher que les factures avec le statut « En cours ».

4.S'il y a lieu, sélectionnez la ou les factures à compléter et changez manuellement le statut pour « Complétée » pour éviter des ajouts dans cette facture.

5.Retournez sous l'onglet « Demandes à facturer ». La fenêtre s’ouvre avec la date du jour dans le champ « Date de facturation », si elle ne vous convient pas, il est possible de la modifier.

6.Vous pouvez faire un filtre pour afficher seulement les éléments désirés. Par exemple, les demandes à facturer à une date précise ou à un client spécifique.

7.Cochez un ou plusieurs éléments à ajouter dans une facture et cliquez sur .

8.Les éléments sélectionnés se retrouvent sous l'onglet « Historique des factures » à l'intérieur d'une facture avec le statut « En cours ».

9.Faites un tri sur la colonne « N° Facture » si vous désirez afficher les nouvelles factures au haut de la liste.

10.S'il n'y a plus d'éléments à ajouter, vous pouvez compléter la facture.

11.Sélectionnez un enregistrement et cliquez sur (Liste de valeurs) pour afficher la liste de choix.

12.Dans la liste, choisissez « Compléter la facture ».

13.Cliquez sur l'icône  (Ouvrir dossier) dans la colonne « N° Facture » si vous désirez afficher les détails de la facture.

Il est possible d'ajouter une facture depuis le dossier d'un client, toutefois celle-ci ne doit pas être reliée à une demande afin de ne pas fausser le rapport de rentabilité.

Prenez note que l'exemple ci-dessous est présenté pour illustrer la procédure à suivre lors de l'ajout d'une nouvelle facture. Selon votre configuration, il est possible que cet exemple ne soit pas représentatif, toutefois la procédure à suivre est la même.

Par exemple, à la suite du départ d'un employé chez un client, vous devez rouvrir le poste et procéder à un nouvel affichage.

Une facture de type « Prolongation affichage de poste » sera ajoutée depuis le dossier de ce client.

1.Ouvrez le dossier du client.

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Facturation » et le sous-onglet « Factures ».

S'il y a lieu, appliquez un filtre dans une colonne de la zone principale pour diminuer le nombre d'enregistrements affichés.  

3.Cliquez sur ou sur une ligne vide dans la zone principale et ensuite sur « OUI » dans le message qui s'affiche.

4.Complétez l'information demandée dans la fenêtre de sélection.

5.La facture est ajoutée dans la liste avec le statut « En cours ».

6.Cliquez sur l'icône (Ouvrir dossier) pour ouvrir la fenêtre « Facture ».

7.Déplacez-vous sous l'onglet « Autres éléments facturés ».

8.Cliquez sur le bouton ou dans la zone principale pour ouvrir la fenêtre de sélection et choisissez « Prolongation affichage de poste » parmi les éléments proposés.

9.S'il y a lieu, sélectionnez un code d'exportation dans la fenêtre suivante.

10.Au besoin, modifiez la quantité, le taux, ou décochez la case « Taxable ».

11.Cliquez sur (Sauvegarder).

12.La facture se retrouve sous l'onglet « Historique des factures » de la fenêtre « Gestion de la facturation » avec le statut « En cours ».

Les ajouts effectués sur une facture ne seront pas comptabilisés dans le rapport de rentabilité de la demande, il est préférable de faire les ajouts directement dans la demande, soit un remplacement, un mandat ou un poste.

Pour ajouter un nouvel élément sur une facture existante, celle-ci doit avoir le statut « En cours ». 

1.Ouvrez une fenêtre « Facture ».

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Autres éléments facturés ».

3.Cliquez dans la zone principale ou sur l'icône (Insérer) pour ajouter un élément.

4.La fenêtre « Sélection de valeur » s'affiche.

5.Sélectionnez l'élément à ajouter dans la liste proposée et cliquez sur .

6.S'il y a lieu, sélectionnez un code d'exportation dans la fenêtre suivante.

7.Complétez l'information dans les colonnes « Qté » ou « Taux ».

8.Dans l'exemple ci-dessous, nous avons ajouté des frais de déplacement.

9.Cliquez sur (Sauvegarder). L'élément est ajouté et le montant de la facture est ajusté.

Les modifications effectuées sur une facture ne seront pas comptabilisées dans le rapport de rentabilité de la demande, il est préférable de faire les modifications directement dans la demande, soit un remplacement, un mandat ou un poste.

Pour modifier un élément sur une facture existante, celle-ci doit avoir le statut « En cours ». 

1.Ouvrez une fenêtre « Facture ».

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Autres éléments facturés ».

3.Sélectionnez l'élément à modifier dans la liste.

4.Modifiez l'information dans les colonnes « Qté » et/ou « Taux ».

5.Dans l'exemple ci-dessous, nous avons modifié des frais de déplacement.

6.Cliquez sur (Sauvegarder). L'élément et le montant de la facture sont ajustés.

Pour l'envoi des factures par courriel, vous devez vous assurer que la propriété « Contact de facturation » est cochée pour un contact dans le dossier de votre client, et que ce contact a une adresse de courriel portant la propriété « Adresse courriel utilisée pour l'envoi via PRIM ».

Vous pouvez imprimer, visualiser ou envoyer par courriel une facture qui a le statut « Complétée » ou « Envoyée ».

1.Ouvrez une fenêtre « Gestion de la facturation ».

2.Déplacez-vous sous l’onglet « Historique des factures ».

3.S'il y a lieu, appliquez un filtre pour afficher seulement les factures à envoyer.

4.Cochez une ou plusieurs factures.

5.Cliquez sur et sélectionnez votre choix dans la liste.

6.Si vous choisissez l'option « Envoyer », un courriel sera envoyé avec la facture en pièce jointe au client sélectionné.