Créer un remplacement groupé

Vous avez une demande de plusieurs remplacements de même type pour une période plus ou moins longue, créer un remplacement groupé est une bonne solution.

1.Ouvrez une fenêtre « Remplacement groupé », pour créer une nouvelle demande, cliquez sur l'icône (Insérer).

2.Cliquez sur l'icône (Liste de valeurs) à la droite du champ « Client » pour ouvrir la fenêtre de sélection. Recherchez et sélectionnez un client, puis cliquez sur .

3.La fenêtre « Sélection de valeur » s'affiche, sélectionnez le type de remplacement parmi la liste suggérée et cliquez sur .

4.Les informations reliées au client receveur et au client payeur proviennent des relations ajoutées au dossier du client, utilisez l'icône (Liste de valeurs) pour les modifier au besoin.

5.Afin qu'une tâche vous rappelle de faire un suivi auprès de votre client quelques jours avant la fin de la demande, cochez « Avertir à la fin de la demande » et inscrivez le nombre de jours dans la case.

6.Cliquez sur l’icône (Sauvegarder). PRIM a attribué un numéro au groupe.

7.Déplacez-vous sous l'onglet « Info/Classsement/Critères », sélectionnez et cochez les options qui s'appliquent à la demande.

8.Vérifiez si les critères et les options cochées sont obligatoires ou sont considérés comme un atout. Faites des modifications au besoin.

9.Cliquez sur l’icône (Sauvegarder).

10.La saisie des critères pour ce remplacement groupé est terminée, cliquez sur la loupe et choisissez « Saisie terminée ».

11.Le statut du remplacement devient « À affecter ».

L'exemple ci-dessous illustre l'ajout de demandes ponctuelles dans un groupé pour une période de 2 semaines.

1.Déplacez-vous sous l'onglet « Ponctuel » et le sous-onglet « Ajouter nouveaux quarts » pour créer les remplacements.

2.Au besoin, sélectionnez un département, un contact, ajoutez un numéro de référence et une note.

 Il est important de sélectionner un contact pour tous les remplacements à ce moment-ci. Autrement, après la sauvegarde, vous devrez l'ajouter manuellement pour chacun des remplacements.

3.Utilisez le calendrier pour sélectionner la date.

4.Cochez le quart de travail et modifiez les heures de début et de fin, s'il y a lieu. Cliquez sur .

5.Vous pouvez créer les remplacements individuellement ou bien utiliser la récurrence pour ajouter les remplacements plus rapidement.

6.Cliquez sur l’icône (Sauvegarder).

7.Vous retrouverez les remplacements sous l'onglet « Remplacements ».

Une récurrence dans un remplacement est la répétition d'un horaire établi sur un cycle de 1 à 4 semaines.

Voici deux exemples :

•Un client demande un candidat avec un horaire de jour pour la première semaine et de soir pour la seconde, pour une période d'environ 2 mois, sans date de fin connue.

•Un client fait une demande pour 2 semaines et voudrait qu'un candidat particulier soit affecté pour tous les quarts de travail. Toutefois, ce candidat n'est pas disponible pour tous les quarts, vous pourrez le remplacer pour combler la demande.

Vous êtes toujours dans la fiche du remplacement groupé en création.

Pour activer la récurrence, déplacez-vous sous l'onglet « Informations générales ».

1.Cochez la case « Activé ».

2.Inscrivez le date de début de la récurrence.

3.Si elle est connue, inscrivez la date de fin de la récurrence.

4.Indiquez le nombre de semaines par cycle.

5.Cliquez sur l’icône (Sauvegarder).

Dans un remplacement groupé, une catégorie est un ensemble d'horaires ou de quarts de travail.

Un candidat est affecté à une catégorie plutôt qu'à un horaire ou à un quart de travail. S'il n'y a qu'une seule catégorie, le candidat sélectionné sera affecté à tous les quarts de travail du groupe.

Si vous prévoyez affecter plus d'un candidat à l'intérieur du groupe, vous devrez créer des catégories supplémentaires, par exemple :

•Dans une même journée, la demande comprend un quart de jour, de 8 h à 11 h et un quart de soir, de 17 h à 20 h. On aura besoin de deux catégories.

•Dans une même journée, la demande comprend un quart de jour, de 7 h à 10 h et de 14 h à 17 h. On aura besoin de deux catégories si un même candidat ne peut être affecté à ces deux horaires.

•Il y a des services différents à donner selon la journée de la semaine, et on aimerait affecter des personnes différentes selon les soins à donner. On aura besoin de catégories.

•Le service doit être offert dans trois services différents selon l'horaire, et on aimerait affecter des personnes différentes selon les départements. On aura besoin de trois catégories.

•Il y aura deux quarts de travail dans une journée, un de jour et un de soir pour le classement. On aura besoin de deux catégories.

Vous êtes dans la fiche du remplacement groupé, onglet «  Récurrents ».

1.Déplacez-vous sous l'onglet « Catégorie ».

2.Cliquez dans la zone pour insérer une ligne.

3.Attribuez un nom à la nouvelle catégorie. Par exemple, classement.

4.S'il y a lieu, cliquez sur l'icône (Liste de valeurs) et sélectionnez un département dans la liste, cliquez sur .

5.Cliquez sur l’icône (Sauvegarder).

6.S'il y a lieu, cliquez sur l'icône (Éditer), dans la liste de choix, pour choisir un service particulier attaché à la catégorie.

7.Cliquez sur l’icône (Sauvegarder).

À chaque semaine jusqu'à l'atteinte de la date de fin du remplacement groupé, PRIM créera des remplacements selon l'horaire que vous aurez inscrit.

Si vous n'avez pas inscrit de date de fin, PRIM créera de nouveaux remplacements jusqu'à ce qu'une date de fin soit inscrite.

Si l'horaire de votre remplacement groupé se répète à chaque semaine, la liste déroulante « Semaine du cycle » ne sera pas disponible.

S'il y a une seule catégorie dans votre remplacement groupé, la colonne « Catégorie » ne sera pas affichée.

PRIM permet l'ajout de plus d'un quart de travail dans une journée ou de 2 horaires différents dans un même quart de travail. Ces deux horaires ne doivent pas empiéter l'un sur l'autre et pourraient être comblés par des candidats différents si vous avez ajouté des catégories dans votre remplacement groupé.

Vous êtes dans la fiche du remplacement groupé, onglet «  Récurrents ».

Dans l'exemple ci-dessous, nous ajouterons un horaire avec une répétition toutes les 2 semaines.

1.Sélectionnez la semaine pour laquelle vous voulez ajouter un horaire. Il est préférable de commencer avec la semaine 1 du cycle.

2.Sélectionnez une journée et cliquez sur l'icône (Insérer), choisissez le quart de travail.

3.Répétez cette opération pour compléter l'horaire de cette journée.

4.Vous pouvez modifier les heures de début et de fin si elles sont différentes de l'horaire proposé.

5.S'il y a lieu, sélectionnez un enregistrement, cliquez sur l'icône (Liste de valeurs) de la colonne « Catégorie » pour afficher la liste de choix.

6.Choisissez une catégorie, cliquez sur . Si un département est attaché à la catégorie, il s'ajoutera automatiquement.

7.S'il y a lieu, sélectionnez un enregistrement, cliquez sur l'icône (Liste de valeurs) de la colonne « Département » pour afficher la liste de choix.

8.Cliquez sur (Sauvegarder).

9.S'il y a des services à spécifier pour cet horaire qui ne sont pas cochés dans la catégorie, déplacez-vous sous l'onglet « Spécifications horaire ».

10.Sous cet onglet, cliquez sur , sélectionnez le ou les choix à ajouter.

11.Répétez ces opérations pour la deuxième semaine afin de compléter votre horaire.

Il est impossible de supprimer un horaire dans une récurrence, cependant vous pouvez décocher un horaire pour le désactiver. Il ne sera pas dupliqué dans la création des remplacements futurs dans la récurrence.

12.Cliquez sur (Sauvegarder).

13.Fermer la fenêtre.

14.Quand l'horaire est complété pour les deux semaines, cliquez sur l'icône (Liste de valeurs) à la droite du champ « Statut » et choisissez « Saisie terminée ».

15.Le statut du remplacement groupé passera de « En création » à « À affecter ».

16.Vous pourrez visualiser les remplacements sous l'onglet « Remplacements ».

Il est possible d'ajouter facilement une ou plusieurs demandes ponctuelles à l'intérieur d'un remplacement groupé. Cette demande n'a pas de récurrence et ne sera pas dupliquée comme les autres remplacements du groupe.

Vous êtes dans la fiche du remplacement groupé sous l'onglet « Ponctuel ».

1.Déplacez-vous sous l'onglet « Ajout nouveaux quarts ».

2.Remplissez les informations dans la zone « Informations des nouveaux quarts ».

3.Dans le calendrier, sélectionnez la date.

4.Sélectionnez le quart de travail et modifiez les heures de début et de fin, s'il y a lieu.

5.Cliquez sur , le remplacement s'ajoute dans la liste.

6.Répétez les opérations 2, 3, 4 et 5 si nécessaire.

7.Si les ajouts vous conviennent, cliquez sur l’icône (Sauvegarder).

8.Vous les retrouverez sous l'onglet « Remplacements ».

Au besoin, voir « Créer un remplacement en lot » pour plus de détails.