Dans cette section, vous retrouverez les procédures et les informations entourant la gestion de la facturation.
Assurez-vous que toutes les étapes de la facturation ont été complétées afin qu'elles se retrouvent sous l'onglet « Demandes à facturer ».
1.Ouvrez une fenêtre « Gestion de la facturation ». 2.Déplacez-vous sous l'onglet « Historique des factures » pour vérifier les factures avec le statut « En cours » et vous assurer de ne pas ajouter de nouveaux éléments dans une facture existante, si vous préférez que PRIM produise une nouvelle facture pour votre client. 3.Dans la liste, faites un filtre pour n'afficher que les factures avec le statut « En cours ». 4.S'il y a lieu, sélectionnez la ou les factures à compléter et changez manuellement le statut pour « Complétée » pour éviter des ajouts dans cette facture. 5.Retournez sous l'onglet « Demandes à facturer ». La fenêtre s’ouvre avec la date du jour dans le champ « Date de facturation », si elle ne vous convient pas, il est possible de la modifier. 6.Vous pouvez faire un filtre pour afficher seulement les éléments désirés. Par exemple, les demandes à facturer à une date précise ou à un client spécifique. 7.Cochez un ou plusieurs éléments à ajouter dans une facture et cliquez sur 8.Les éléments sélectionnés se retrouvent sous l'onglet « Historique des factures » à l'intérieur d'une facture avec le statut « En cours ». 9.Faites un tri sur la colonne « N° Facture » si vous désirez afficher les nouvelles factures au haut de la liste. 10.S'il n'y a plus d'éléments à ajouter, vous pouvez compléter la facture. 11.Sélectionnez un enregistrement et cliquez sur 12.Dans la liste, choisissez « Compléter la facture ». 13.Cliquez sur l'icône
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Par exemple, à la suite du départ d'un employé chez un client, vous devez rouvrir le poste et procéder à un nouvel affichage.
Une facture de type « Prolongation affichage de poste » sera ajoutée depuis le dossier de ce client.
1.Ouvrez le dossier du client. 2.Déplacez-vous sous l'onglet « Facturation » et le sous-onglet « Factures ».
3.Cliquez sur 4.Complétez l'information demandée dans la fenêtre de sélection. 5.La facture est ajoutée dans la liste avec le statut « En cours ». 6.Cliquez sur l'icône 7.Déplacez-vous sous l'onglet « Autres éléments facturés ». 8.Cliquez sur le bouton 9.S'il y a lieu, sélectionnez un code d'exportation dans la fenêtre suivante. 10.Au besoin, modifiez la quantité, le taux, ou décochez la case « Taxable ». 11.Cliquez sur 12.La facture se retrouve sous l'onglet « Historique des factures » de la fenêtre « Gestion de la facturation » avec le statut « En cours ».
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Pour ajouter un nouvel élément sur une facture existante, celle-ci doit avoir le statut « En cours ».
1.Ouvrez une fenêtre « Facture ». 2.Déplacez-vous sous l'onglet « Autres éléments facturés ». 3.Cliquez dans la zone principale ou sur l'icône 4.La fenêtre « Sélection de valeur » s'affiche. 5.Sélectionnez l'élément à ajouter dans la liste proposée et cliquez sur 6.S'il y a lieu, sélectionnez un code d'exportation dans la fenêtre suivante. 7.Complétez l'information dans les colonnes « Qté » ou « Taux ». 8.Dans l'exemple ci-dessous, nous avons ajouté des frais de déplacement. 9.Cliquez sur
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Pour modifier un élément sur une facture existante, celle-ci doit avoir le statut « En cours ».
1.Ouvrez une fenêtre « Facture ». 2.Déplacez-vous sous l'onglet « Autres éléments facturés ». 3.Sélectionnez l'élément à modifier dans la liste. 4.Modifiez l'information dans les colonnes « Qté » et/ou « Taux ». 5.Dans l'exemple ci-dessous, nous avons modifié des frais de déplacement. 6.Cliquez sur
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Vous pouvez imprimer, visualiser ou envoyer par courriel une facture qui a le statut « Complétée » ou « Envoyée ».
1.Ouvrez une fenêtre « Gestion de la facturation ». 2.Déplacez-vous sous l’onglet « Historique des factures ». 3.S'il y a lieu, appliquez un filtre pour afficher seulement les factures à envoyer. 4.Cochez une ou plusieurs factures. 5.Cliquez sur 6.Si vous choisissez l'option « Envoyer », un courriel sera envoyé avec la facture en pièce jointe au client sélectionné.
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