Transfert comptable

 

PRIM permet l'exportation de vos données vers un système comptable.

 

Dans cette section, vous trouverez les procédures de transfert pour les encaissements, les factures et les paies.

 

Certains éléments doivent être configurés au préalable dans les volets correspondants de la fenêtre de configuration : « Codes de transfert (CFG007) », « Modèles d'exportation (CFG006) » et « Protocoles de transfert (CFG009) ».

 

Présentation de la fenêtre

 

La fenêtre Transfert comptable (DIE003) est divisée en deux zones : la zone Lots (A) et la zone Transactions (B).

 

Description des colonnes de la zone « Lots » (A) 

 

•No Lot : Lors de la première sauvegarde d'un lot, PRIM assignera un numéro d'identification pour le lot, qui s'ajoutera dans cette colonne.

Les nos de lot générés sont séquentiels, sans égard à la division ou au type d'encaissement. Par ailleurs, si un lot est supprimé lors de la création, le no de lot ne sera pas repris.

•Date de création : Date à laquelle le lot a été créé.

•Date d'exportation : Date à laquelle le lot a été exporté

•Division : Division à laquelle le lot est associé

•Type : Type de transfert comptable. Il peut s'agir d'encaissements, de factures ou de feuilles de temps/paie

•Nb de transations : Indique le nombre de transactions incluses dans le lot

•Total : Montant total correspondant à la somme de toutes les transactions incluses dans le lot

•Statut : Statut du lot, qui peut être en création, fermé ou exporté. C'est dans cette colonne que vous pouvez fermer le lot pour exportation. Le statut Exporté sera appliqué une fois le lot exporté

•Commentaires : Vous pouvez ajouter dans cette colonne tout commentaire sur le lot correspondant, par exemple indiquer la période de paie ou autre.

 

 

Description des colonnes de la zone « Transactions » (B)

•Transaction : Renseignements sur la transaction : type, no de la transaction, client

•Date : Date de la transaction

•Montant : Montant total de la transaction

•Exporté : La case devrait être coché si le lot a été exporté.

•Message :

 

 

Autres éléments de la fenêtre (C)

•Bouton Exporter le lot : Permet d'exporter le lot sélectionné.

Le lot doit être fermé pour permettre l'exportation. Pour plus détails et connaître toutes les étapes d'exportaiton d'un lot, voir la page correspondant au type de transfert à effectuer.

•Case à cocher Inclure les items déjà exportés : Permet d'exporter de nouveau un lot déjà exporté, par exemple si vous n'avez pas encore importé le fichier dans votre système comptable mais ne le retrouvez plus sur votre ordinateur.

Cocher la case « Inclure les items déjà exportés » pourrait générer des doublons dans votre système comptable si les données y sont directement exportées. Ne cochez jamais cette case si l'intégration avec votre logiciel comptable est complète. Si vous importez manuellement le fichier de données dans votre système  comptable, assurez-vous de ne jamais importer les données plus d'une fois.