Créer et gérer une équipe de travail

 

Créer une équipe de travail permet d'affecter simplement et rapidement plusieurs candidats à une seule demande.

 

Par exemple, un client fait une demande pour 3 personnes pour un quart de travail. Il est possible que cette demande se répète à quelques reprises et il préférerait que les mêmes personnes soient affectées afin d'éviter de reprendre le processus de formation.

 

Pour l'affectation d'une équipe de travail, PRIM fait la création d'autant de remplacements individuels qu'il y a de membres dans l'équipe.

 

Si vous devez annuler une demande à laquelle une équipe est affectée, vous devez vous déplacer dans chacun des remplacements et les annuler un à un.

 

 

       Créer une équipe de travail

 

La création d'une équipe de travail se fait très rapidement. Vous pourrez aussi ajouter ou retirer un ou plusieurs membres dans une équipe après sa création.

 

1.Ouvrez une fenêtre « Client ».

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Équipe de travail ».

3.Pour ajouter une équipe de travail, cliquez sur une ligne vide de la section « Équipe de travail » ou cliquez sur l'icône (Insérer) de la barre d'outils principale.

4.Sélectionnez le type de remplacement, cliquez sur .

5.Sélectionnez la division, s'il y a lieu, cliquez sur .

6.Entrez un nom pour décrire l'équipe de travail, spécifiez le nombre de personne dans l'équipe.

7.Cliquez sur (Sauvegarder).

8.Cliquez sur une ligne vide dans la zone « Membres de l'équipe » pour afficher la fenêtre « Sélection de valeur », sélectionnez les candidats qui feront partie de l'équipe. Cliquez sur pour chacun des candidats.

9.Le client demande trois candidats, vous pouvez sélectionner des candidats qui seront en attente, s'il y a une annulation.

10.Cliquez sur (Sauvegarder), les 3 premiers candidats prendront le statut « Actif », les autres candidats prendront le statut « En attente ».

 

PRIM fait une préselection dans vos dossiers de candidats pour vous proposer seulement les candidats qui correspondent aux critères du remplacement.

 

PRIM créera un remplacement pour chacun des membres de l'équipe et affectera chaque membre « Actif » de l'équipe. Si l'équipe de travail n'est pas complète pour combler la demande, PRIM créera des remplacements vacants.

 

 

 

       Affecter une équipe de travail

 

L'affectation d'une équipe de travail se fait tout aussi rapidement que sa création.

 

1.Ouvrez une fenêtre « Client ».

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Équipe de travail ».

3.Cliquez sur une ligne vide de la zone « Assignations des équipes » pour insérer une ligne.

4.Sélectionnez l'équipe que vous voulez affecter, cliquez sur .

5.S'il y a lieu, sélectionnez le département, cliquez sur .

6.S'il y a lieu, sélectionnez le contact qui a fait la demande, cliquez sur .

7.Inscrivez la date et sélectionnez le quart de travail des remplacements.

8.Vous pouvez corriger les heures de début et de fin et cocher la confirmation client.

9.Cliquez sur (Sauvegarder), les candidats actifs sont affectés à la demande.

10.Vous n'aurez plus qu'à confirmer chacun des candidats pour combler la demande, voir « Proposer, affecter, confirmer et désaffecter ».

 

PRIM vous avertira en cas de conflit d'horaire lors de l'affectation des équipes et n'assignera pas de candidat à cette demande en conflit.

 

 

 

       Supprimer une équipe de travail

 

Il est possible de supprimer une équipe de travail si celle-ci n'a pas été affectée chez un client.

 

Voici les étapes à suivre :

 

1.Ouvrez une fenêtre « Client » et déplacez-vous sous l'onglet « Équipes de travail ».

2.Cliquez sur l'équipe à supprimer dans la zone « Équipes de travail », les membres de l'équipe s'afficheront dans la zone « Membres de l'équipe ».

3.Sélectionnez un candidat et cliquez sur l'icône (Supprimer) de la barre d'outils principale.

4.Lorsque tous les membres de l'équipe ont été supprimés, cliquez sur (Sauvegarder).

5.Sélectionnez l'équipe à supprimer et cliquez sur l'icône (Supprimer) de la barre d'outils principale et sur (Sauvegarder).

 

Si un client annule une demande après l'affectation des candidats, vous devrez retourner dans chacun des remplacements et changer le statut pour « Client annulé ».