Affecter, désaffecter et remplacer un candidat

Dans l'exemple ci-dessous, nous affecterons un candidat à une demande ponctuelle, la procédure est la même si vous avez plusieurs demandes à combler.

Vous êtes dans la fiche du remplacement groupé sous l'onglet « Ponctuel ».

1.Déplacez-vous sous l'onglet « Affectation ».

2.Sélectionnez le candidat dans la liste.

3.Cochez le ou les remplacements auxquels vous voulez affecter le candidat sélectionné.

4.Cochez les confirmations qui s'appliquent. Dans l'exemple, le candidat et le client ont confirmé.

5.Cliquez sur . Les demandes sont ajoutées dans le calendrier du candidat.

Il est aussi possible d'affecter un candidat à une demande ponctuelle depuis la fenêtre « Gestion des remplacements ».

Vous êtes dans la fiche du remplacement groupé sous l'onglet « Remplacements »

1.Sélectionnez la nouvelle demande ponctuelle.

2.Cliquez sur l'icône (Ouvrir dossier) pour ouvrir la fenêtre « Gestion des remplacements ».

3.Sélectionnez le candidat à qui vous voulez proposer le remplacement et suivez la procédure d'affectation.

4.Le message suivant s'affichera. Selon votre choix PRIM appliquera les changements.

Si vous savez à quel candidat vous voulez proposer le remplacement, vous pouvez l'affecter directement depuis son dossier.

Vous êtes dans la fiche du remplacement groupé sous l'onglet « Remplacements »

1.Dans la liste, sélectionnez le remplacement.

2.Cliquez sur (Détail du remplacement) dans la première colonne de la liste pour ouvrir la fenêtre « Remplacement ».

3.Dans la section « Service offert », cliquez sur , le nom du candidat s'efface, l'élément est supprimé dans le calendrier du candidat.

4.Cliquez sur (Sauvegarder).

5.Dans le message qui s'affiche, sélectionnez « Cette occurence du groupe seulement » et cliquez sur .

6.Le remplacement prend le statut « Vacant ».

Vous êtes dans la fiche du remplacement groupé sous l'onglet « Récurrents »

1.Déplacez-vous sous l'onglet « Affectation ».

2.Sélectionnez un horaire de travail, la liste des candidats correspondant aux critères du remplacement s'affiche dans la zone « Candidat ».

3.Filtrez la liste des candidats à l'aide des icônes.

4.Si vous utilisez les icônes de communication, courriel ou SMS de la barre d'outils principale, vous enverrez la proposition de la récurrence, à tous les candidats affichés dans la liste.

5.Si vous préférez envoyer la proposition de la récurrence à un seul candidat, utilisez les icônes de communication à la droite de son nom dans la liste, courriel, SMS ou appel téléphonique.

6.Si vous communiquez avec le candidat par téléphone, choisissez l'option « Affecter aux demandes sélectionnées » si le candidat accepte la proposition de récurrence. Il sera affecté à tous les remplacements de la catégorie.

7.Confirmer les affectations avec le client pour combler les demandes.

Dans un remplacement groupé, un candidat est affecté à une catégorie plutôt qu'à un horaire ou à un quart de travail. S'il n'y a qu'une seule catégorie, le candidat sélectionné sera affecté à tous les remplacements du groupe.

Vous devrez ajouter une catégorie pour affecter un candidat différent sur un autre horaire dans la récurrence.

Vous devrez ajouter une catégorie pour affecter un candidat sur deux horaires d'un quart de travail dans la récurrence.

Le candidat sélectionné sera affecté à tous les remplacements liés à cette nouvelle catégorie.

Dans l'exemple ci-dessous, on remarque que les deux candidats affectés à ce groupe sont liés à une catégorie.

Un candidat affecté au remplacement groupé se désiste, vous devrez le désaffecter afin de trouver un autre candidat pour votre client.

Vous êtes dans la fiche du remplacement groupé sous l'onglet « Récurrents »

1.Dans la liste, sélectionnez un horaire.

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Historique ».

3.Inscrivez une date de fin pour le candidat concerné, la date à laquelle le candidat a cessé de travailler.

4.Cliquez sur (Sauvegarder).

5.Déplacez-vous sous l'onglet « Affectations », sélectionnez le nouveau candidat à affecter à la catégorie.

6.Cliquez sur l'icône (Insérer) pour affecter le nouveau candidat, vous remarquerez que l'horaire affiche le changement pour tous les éléments de la catégorie.

7.Déplacez-vous sous l'onglet « Historique » pour visualiser l'ajout dans la liste.

8.Vous pouvez modifier les dates de fin et de début s'il y a lieu, la date de début du nouveau candidat doit être modifiée en premier.

Vous avez comblé tous vos horaires dans votre remplacement groupé, mais un candidat vous avise qu'il ne pourra se présenter au travail pour cette journée, vous devez le remplacer.

Vous êtes dans la fiche du remplacement groupé sous l'onglet « Remplacements »

1.Déplacez-vous sous l'onglet « Liste » .

2.Sélectionnez le remplacement concerné.

3.Changez le statut du remplacement pour « Candidat absent » (il ne s'est pas présenté au travail) ou « Candidat annulé » (il vous a avisé qu'il ne pouvait pas se présenter au travail) selon la situation.

4.La fenêtre « Modification remplacements multiples » s'affiche, choisissez l'option « Cette occurence du groupe seulement » et cliquez sur .

5.Un message s'affiche vous demandant si vous désirez générer un remplacement vacant pour cette demande, cliquez sur .

6.Le nouveau remplacement aura le même numéro et aura le statut « À remplacer ».

7.Déplacez-vous sur ce nouveau remplacement.

8.Cliquez sur l'icône (Ouvrir dossier) pour ouvrir la fenêtre « Gestion des remplacements ».

9.Sélectionnez le candidat et poursuivez la procédure d'affectation.