Synchronisation des courriels
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La synchronisation des courriels permet l'importation de vos messages reçus dans votre boîte de courriels afin qu'ils soient accessibles dans PRIM.
La synchronisation se fait uniquement avec les messages qui proviennent d'une adresse courriel, présente dans un dossier dans PRIM. Par exemple, une adresse « Outlook » ou « GMAIL ».
Description des colonnes de la fenêtre de synchronisation des courriels.
COLONNE |
DESCRIPTION |
|---|---|
Reçu |
Date de réception du message. |
De |
Nom ou adresse courriel de l'émetteur du message. |
Objet |
L'objet ou le sujet du message. |
Importé dans |
Nom du dossier dans lequel le message sera importé.
Exemple : Le nom d'un candidat ou d'un client. |
Contexte |
Enregistrement vert : Il s'agit d'une réponse à un message préalablement envoyé via PRIM. Ces enregistrements sont automatiquement cochés lors de la synchronisation et seront cochés par défaut pour être prêts pour l'importation.
Enregistrement jaune : Il s'agit d'un nouveau message. Vous devrez cocher les éléments à importer. |
Annexé au message |
Si le courriel est une réponse à un message préalablement envoyé via PRIM, la référence au message original sera affichée. |
Pour synchroniser les courriels :
1.Cliquez sur 
dans le volet des communications et sur 
pour lancer la synchronisation.
2.La fenêtre « Option de synchronisation des courriels » s'affiche.
3.Sélectionnez un ou plusieurs dossiers et sous-dossiers à synchroniser.
4.Choisissez l'option désirée dans la liste. Les courriels correspondant à votre choix s'afficheront.
5.Cliquez sur 
pour débuter la synchronisation.
6.Cochez les courriels que vous désirez importer et cliquez sur 
.
7.Les courriels importés se retrouveront dans les dossiers concernés, par exemple un candidat ou un client.
Les courriels importés suite à la synchronisation seront visibles par les utilisateurs ayant des droits de sécurité égaux ou supérieurs au groupe de sécurité sélectionné dans le champ « Accessible à ». Exemple : un courriel accessible au groupe « Public » sera accessible à tous les utilisateurs. Un courriel accessible au groupe « Direction » sera accessible seulement aux utilisateurs du groupe « Direction », les utilisateurs du groupe «Public » n'y auront pas accès.
Dans les dossiers de contact (Candidat, Client, Employé, mais également dans la fenêtre de gestion des contacts), l’onglet « Propriétés » permet de cocher l’option « Exclure ce contact de la synchronisation des courriels ». En cochant cette case, les courriels reçus ou envoyés à l’adresse du contact ne sont pas pris en compte lors de la synchronisation des courriels.
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