Exportations de PRIM vers QuickBooks Desktop

Codes de transferts de PRIM

Vos codes d’exportations doivent refléter vos codes d’articles utilisés dans QuickBooks.

Pour configurer vos codes d’exportation, suivez les étapes ci-dessous :

1.Accédez au ruban « Système »

2.Cliquez sur le bouton « Paramètres »

3.Allez dans l’onglet « Codes de transferts »

Vous devrez faire correspondre les codes de PRIM aux services de QuickBooks et aux éléments de paie.

Types de factures

1.Créez une nouvelle ligne dans la liste

2.Sélectionnez « Type de facture »

3.Description: donnez un nom qui représente cet élément

4.Code de transfert: donnez le nom exact utilisé dans QB pour ce service (sensible à la casse)

5.Enregistrez

6.Dans la sous-liste sur la partie droite de l'onglet: cochez tous les éléments qui doivent passer sous ce service dans QB.

7.Enregistrez

Remarque : dans le modèle de base d'exportation de facture, PRIM n'exporte pas le montant de la taxe vers QuickBooks. Cela pourrait entraîner de légères différences dans le montant des taxes, en raison des techniques d'arrondi qui peuvent différer entre les deux systèmes. Des ajustements pourraient être nécessaires si vous voulez équilibrer exactement les taxes.

Codes de facturation

1.Créez une nouvelle ligne dans la liste

2.Sélectionnez « Code de facturation »

3.Description: donnez un nom qui représente cet élément

4.Code de transfert: donnez le nom exact utilisé dans QuickBooks pour ce service (sensible à la casse)

5.Enregistrez

6.Dans la sous-liste sur la partie droite de l'onglet: cochez tous les éléments qui doivent passer sous ce service dans QuickBooks.

7.Enregistrez

Types de salaires

1.Créez une nouvelle ligne dans la liste

2.Sélectionnez « Type de salaire »

3.Description : donnez un nom qui représente cet élément

4.Code de transfert : indiquez le nom exact utilisé dans QuickBooks pour ce service et ce poste de paie (sensible à la casse).

(Remarque importante : dans le modèle d'exportation de base pour les feuilles de temps: PRIM utilise le même nom pour remplir le service et le poste de paie. Si votre configuration QuickBooks diffère de celle-ci, veuillez en informer votre intégrateur)

Codes de paie

1.Créez une nouvelle ligne dans la liste

2.Sélectionnez « Code de salaire »

3.Description : donnez un nom qui représente cet élément

4.Code de transfert : indiquez le nom exact utilisé dans QuickBooks pour ce service et ce poste de paie (sensible à la casse).

(Remarque importante : dans le modèle d'exportation de base pour les feuilles de temps: PRIM utilise le même nom pour remplir le service et le poste de paie. Si votre configuration QuickBooks diffère de celle-ci, veuillez en informer votre intégrateur)

Remarque importante : les codes de paie utilisés pour transférer vers QuickBooks ne peuvent être que des heures. Étant donné que QuickBooks autorise uniquement l'importation de feuilles de temps, et non de la paie, il ne peut importer rien d'autre que des heures.

Types de paiement

1.Créez une nouvelle ligne dans la liste

2.Sélectionnez « Type de paiement »

3.Description : donnez un nom qui représente cet élément. Indiquez le nom exact utilisé dans QuickBooks pour ce service et ce poste de paie (sensible à la casse)*.

4.Code de transfert : indiquez un code qui représente cet élément.

*Remarque importante : exceptionnellement, le modèle d'export passe par le nom du moyen de paiement, et non le « Code de transfert ». Il est donc important de vérifier que les modes de paiement soient nommés en fonction de la terminologie QuickBooks.

Pour modifier vos libellés de mode de paiement dans PRIM, procédez comme suit:

1.Ruban « PRIM »

2.« Bouton Paramètres »

3.Onglet « Encaissement »

4.Cliquez sur l'icône de traduction (bulle de discussion violette) et mettez à jour la description

5.Enregistrez

Étape importante lors de l'insertion de vos codes de transfert

Une fois que vous avez saisi tous vos codes de transfert, il est essentiel que vous procédiez à l’étape ci-dessous :

- Cliquez sur le bouton « Actualiser la configuration d'export » situé dans le coin inférieur gauche de l'onglet « Codes de transfert ».

Modèles d'exportation PRIM

Vos modèles d'exportation doivent être configurés avec les protocoles QuickBooks. Contactez votre intégrateur pour obtenir les modèles d'export.

Configurations de protocoles

Chaque division peut exporter dans une base de données QuickBooks différente. Vous devez configurer un protocole de transfert pour chaque base de données QuickBooks dans laquelle vous aurez besoin de transférer des données.

1.Ruban « Système »

2.Bouton « Paramètres »

3.Onglet « Protocoles de transfert d’exportations »

4.Cliquez sur « Insérer »

5.Nom : donnez un nom au protocole (cela peut être « QuickBooks - Nom de la division »)

6.Type de protocole : sélectionnez « QuickBooks »

7.Enregistrez

8.Sur la ligne « Nom de la base de données QuickBooks », entrez le chemin complet de la base de données QuickBooks pour la division que vous configurez

9.Enregistrez

10.Répétez pour chaque base de données QuickBooks

Configurations des divisions

Pour chaque division, vous devez configurer le modèle à utiliser pour chaque type de données.

1.Ruban « PRIM »

2.Bouton « Division »

3.Onglet « Paramètres »

4.Sous-onglet « Exportation »

5.Candidat :

a. Modèle : sélectionnez le modèle « QuickBooks – Candidat »

b. Protocole : sélectionnez le protocole QuickBooks pour la division

6.Client :

a. Modèle : sélectionnez le modèle « QuickBooks - Clients »

b. Protocole : sélectionnez le protocole QuickBooks pour la division

7.Facture :

a.Modèle : sélectionnez le modèle « QuickBooks – Factures »

b.Protocole : sélectionnez le protocole QuickBooks pour la division

8.Paie :

a.Modèle : sélectionnez le modèle « QuickBooks - Paie »

b.Protocole : sélectionnez le protocole QuickBooks pour la division

9.Encaissement :

a.Modèle : sélectionnez le modèle « QuickBooks - Encaissement »

b.Protocole : sélectionnez le protocole QuickBooks pour la division

Répétez ces étapes pour chaque division.

Donner accès à PRIM pour chaque dossier QuickBooks de l’entreprise

Pour chaque dossier de votre entreprise, Vous devez autoriser PRIM à se connecter à QuickBooks :

1.Connectez-vous à PRIM

2.Connectez-vous à QuickBooks en tant qu'administrateur et en mode utilisateur unique.

3.Lancez l’exportation d’un enregistrement (un candidat, par exemple) (voir l'article sur l'exportation de candidats dans la documentation d'aide en ligne)

4.Une fenêtre contextuelle de QuickBooks apparaît pour autoriser la connexion entre PRIM et QuickBooks :

a.Cliquez sur « Oui, chaque fois que ce fichier d'entreprise QuickBooks est ouvert »

b.Cliquez sur « Autoriser cette application à accéder aux données personnelles telles que les numéros de sécurité sociale et les informations de carte de crédit du client »

c.Cliquez sur « Continuer »

1.Un premier message de confirmation apparaît.

a.Cliquez « oui ».

2.Un second message de confirmation apparaît.

a.Cliquez « terminer ».

PRIM, comme QuickBooks, dispose d’une liste de candidats et d’une liste de clients. L'ID utilisée par QuickBooks est cachée aux utilisateurs. Pour faire correspondre les listes entre les deux systèmes, vous devez donc effectuer une première manipulation manipulation :

1.Ruban « Système »

2.Bouton « Importation »

3.Onglet « QuickBooks »

4.Remplissez ces champs :

a.Type de données : « Candidat »

b.Division : sélectionnez la division de votre choix

5.Cliquez sur « Lire la base de données QuickBooks »

6.Cliquez sur « Importer des données ». Cela importera simplement l'ID de liste de QuickBooks dans PRIM pour chaque candidat pour lequel une correspondance aura été trouvée.

7.Répétez les étapes 4, 5 et 6 pour chaque division

8.Remplissez ces champs :

a.Type de données : « Client »

b.Division : sélectionnez la division de votre choix

9.Cliquez sur « Lire la base de données QuickBooks »

10.Cliquez sur « Importer des données ». Il suffit d'importer l'ID de liste de QuickBooks dans PRIM pour chaque client pour lequel une correspondance aura été trouvée.

11.Répétez les étapes 8, 9 et 10 pour chaque division

Exportation de candidats

La liste « Candidats - À exporter » affiche les candidats qui ont été modifiés depuis la dernière exportation vers QuickBooks ainsi que les nouveaux candidats qui doivent être exportés vers QuickBooks.

1.Volet « Liste »

2.Cliquez sur « Candidats - À exporter »

3.Appliquez un filtre sur la liste pour afficher les candidats de votre division

4.Cliquez sur la flèche d'action

5.Sélectionnez « Exporter les données vers un autre système »

6.Sélectionnez la division

7.Sélectionnez tous les candidats en cochant la case dans l'en-tête de la liste

8.Cliquez sur « Exporter »

Cette opération doit être effectuée chaque fois qu'une paie doit être traitée.

Exportation de clients

La liste « Clients - À exporter » affiche les candidats qui ont été modifiés depuis la dernière exportation vers QuickBooks ainsi que les nouveaux clients qui doivent être exportés vers QuickBooks.

1.Volet « Liste »

2.Cliquez sur « Clients - À exporter »

3.Appliquez un filtre sur la liste pour afficher les clients de votre division

4.Cliquez sur la flèche d'action

5.Sélectionnez « Exporter les données vers un autre système »

6.Sélectionnez la division

7.Sélectionnez tous les clients en cliquant dans la case à cocher dans l'en-tête de la liste

8.Cliquez sur « Exporter »

Cette opération doit être effectuée chaque fois qu’une facture doit être traitée.

Exportation de factures

Consultez la section adéquate de la documentation en ligne pour savoir comment exporter des factures.

Exportation de paiements

Consultez la section adéquate de la documentation en ligne pour savoir comment exporter des paiements.

Exportation des feuilles de temps

Consultez la section adéquate de la documentation en ligne pour savoir comment exporter des feuilles de temps.

Avant l’exportation
Assurez-vous que toutes les fenêtres de QuickBooks sont fermées avant d'exporter des données de PRIM vers QuickBooks.

Marche à suivre en cas d’erreur
Lorsque vous effectuez une exportation, il est essentiel de vérifier s'il y a eu une erreur dans la colonne « résultat ». Si tel est le cas, cela peut s'être produit au début, au milieu ou à la fin du processus. QuickBooks peut avoir reçu une partie des informations. L'utilisateur doit donc vérifier ce qui a été transféré dans QuickBooks et prendre les mesures appropriées pour terminer le transfert, très probablement: comprendre pourquoi l'erreur s'est produite (par exemple un mauvais code d'exportation vers un poste de paie non existant dans QuickBooks), corriger cette erreur, puis effacer les données dans QuickBooks et procéder à nouveau à l'exportation.

*Activer le « Time tracking » dans QuickBooks: