Gestion des événements et des tâches

La complétion des tâches est possible depuis la fenêtre « Gestion des événement et des tâches » ou depuis la fenêtre « Tâches à effectuer », la procédure de complétion est identique dans les deux fenêtres.

Il est impossible d'archiver un événement depuis la fenêtre « Tâches à effectuer ».

L'exemple ci-dessous illustre la complétion des tâches reliées à l'événement « Témoignage de satisfaction » à l'égard d'un candidat.

1.Ouvrez le dossier du candidat et la fenêtre « Gestion des événement et des tâches ».

2.Sélectionnez la tâche « Appeler le candidat » sous l'événement « Témoignage de satisfaction ».

3.Cliquez sur l'icône (Liste de valeurs) pour ouvrir la fenêtre de sélection et choisir une option de complétion.

4.Appuyez sur l'icône (Sauvegarder).

5.Selon votre configuration, la date d'échéance de la tâche pourrait s'inscrire automatiquement et il est permis de la modifier. Autrement, cochez la case « Préciser l'échéance » pour activer les zones de texte et saisir une date.

6.Il est possible que l'option de complétion sélectionnée vous suggère l'ajout une nouvelle tâche. Dans cette éventualité, la fenêtre « Tâches générées » s'affichera afin de permettre la création d'une nouvelle tâche reliée à l'événement.

7.Dans la fenêtre « Tâches générées », sélectionner la tâche « Attendre le retour d'appel ». Cliquez sur le bouton et sur le bouton .

8.La nouvelle tâche s'est ajoutée dans la liste. Sélectionnez cette tâche.

9.Cliquez sur l'icône (Liste de valeurs) pour afficher la fenêtre de sélection et choisir une option de complétion.

10.Appuyez sur l'icône (Sauvegarder).

11.Si l'option de complétion choisie est la dernière tâche pour compléter l'événement, un message s'affichera vous demandant si vous désirez procéder à l'archivage de l'événement maintenant.

12.Si vous répondez , l'icône (Classeur) s'affichera à la gauche de l'événement.

13.Si vous répondez , vous pourrez archivez manuellement cet événement en cliquant sur l'icône (Archiver) et sur l'icône (Sauvegarder.

Vous ne pourrez réactiver un événement archivé que si le groupe de sécurité auquel vous appartenez possède les droits et accès pour cette procédure.

Pour apporter des précisions, une note peut être ajoutée dans une tâche ou dans un événement nouvellement créé ou existant.

La procédure d'ajout, de modification ou de suppression d'une note est identique dans les deux fenêtres « Tâches et événements »

Une note peut être ajoutée dans un événement ou une tâche que vous soyez en mode d'affichage « Liste » ou « Calendrier ». Si l'ajout d'une note n'est pas permis, l'onglet « Notes » sera grisé.

Ajouter une note

1.Ouvrez la fenêtre « Tâches à effectuer ».

2.Au besoin, appliquez un filtre sur les événements et les tâches.

3.Sélectionnez une tâche ou un événement et déplacez-vous sous l'onglet « Notes ».

4.Cliquez sur le bouton pour rédiger et formater le texte de la note.

5.Les détails sont visibles dans la zone d'affichage des notes.

Modifier ou supprimer une note

6.Sélectionner la note pour laquelle vous désirez apporter une modification.

7.Cliquez sur le lien « Modifier » pour ouvrir la fenêtre d'édition de la note.

8.Vous pourrez supprimer ou modifier le texte de la note.

La procédure suivante s'applique pour tous les types d'événements et est possible seulement depuis la fenêtre « Gestion des événements et des tâches ».

Selon votre configuration, si l'événement ajouté contient des tâches associées, celles-ci seront automatiquement ajoutées sous l'événement.

L'exemple ci-dessous illustre l'ajout de l'événement « Plainte » dans le dossier d'un candidat.

1.Ouvrez le dossier du candidat et la fenêtre « Gestion des événement et des tâches ».

2.Cliquez sur le bouton (Ajout événement) pour afficher la fenêtre de sélection et choisissez l'événement « Plainte ».

3.L'événement et ses tâches associées sont ajoutés au dossier.

4.Vous pouvez ajouter un titre personnalisé à l'événement, pour en préciser la nature ou le sujet.

Associer un événement entre deux dossiers permettra de retrouver cet événement dans les deux dossiers concernés afin d'en faciliter le suivi.

L'exemple ci-dessous illustre une association entre un candidat et un client à la suite d'une plainte formulée par le client qui n'a pas été satisfait du travail d'un candidat.

Si selon votre configuration, l'événement « Plainte » ne comporte pas la tâche « Associer le client à la plainte » vous pourrez l'ajouter manuellement.

1.Ouvrez le dossier du candidat et la fenêtre « Gestion des événement et des tâches ».

2.Ajoutez l'événement « Plainte » si celui-ci n'est pas déjà ajouté au dossier.

3.Sélectionnez la tâche « Associer le client à la plainte » et cliquez sur l'icône (Liste de valeurs) pour ouvrir la fenêtre de sélection et choisissez une option de complétion.

4.Dans le message qui s'affiche, appuyez sur . Vous êtes redirigé sous l'onglet « Associations » de la fenêtre.

5.Cliquez sur l'icône (Liste de valeurs) pour ouvrir la fenêtre de sélection et choisissez le client parmi la liste proposée. Le dossier du client s'ajoute dans la liste.

6.Appuyez sur l'icône (Sauvegarder).

7.Déplacez-vous sous l'onglet « Tâches » et complétez la tâche. L'événement est ajouté au dossier du client et on y retrouve les informations du dossier auquel l'événement est associé.

8.Vous pouvez compléter les autres tâches et archiver l'événement, s'il y a lieu.

Notez que la procédure suivante s'applique pour tous les types de tâches et est possible seulement depuis la fenêtre « Gestion des événements et des tâches ».
 

Il est possible d'ajouter une ou plusieurs tâches dans un nouvel événement ou dans un événement existant.

L'exemple ci-dessous illustre l'ajout de la tâche « Envoi documentation » sous l'événement « Suivi client potentiel » dans le dossier d'un nouveau client.

1.Ouvrez le dossier du client et la fenêtre « Gestion des événement et des tâches ».

2.Sélectionnez l'événement « Suivi client potentiel ».

3.Cliquez sur le bouton (Ajout tâche) pour ouvrir la fenêtre de sélection et choisissez la tâche « Envoi documentation ».

4.La tâche est ajoutée au dossier.

5.Au besoin, précisez la date d'échéance de la tâche.

PRIM permet d'assigner une tâche à un utilisateur ou à un groupe de sécurité.

Si une tâche est assignée à un groupe de sécurité, celle-ci sera accessible à ce groupe et pourra par la suite être complétée par un des utilisateurs de ce groupe.

L'exemple ci-dessous illustre l'assignation de la tâche « Envoi documentation » à un utilisateur depuis le dossier d'un client. Notez que la procédure est identique pour l'assignation d'une tâche à un groupe de sécurité.

1.Ouvrez le dossier du client et la fenêtre « Gestion des événement et des tâches ».

2.Sélectionnez l'événement « Suivi client potentiel » et la tâche « Envoi documentation ».

3.Cliquez sur une ligne blanche dans la section « Assignée aux employés » pour ouvrir la fenêtre de sélection.

4.Sélectionnez un employé dans la liste proposée.

5.Appuyez sur l'icône (Sauvegarder).

6.La tâche est assignée à l'utilisateur sélectionné.