Gestion des disponibilités

1.Si vous êtes toujours dans le dossier du candidat, cliquez sur l'onglet « Calendrier ».

•Sinon, ouvrez la fenêtre « Candidat », vous êtes en mode recherche, vous remarquerez que les champs sont verts.

•Inscrivez le nom du candidat recherché dans le champ « Candidat», et cliquez sur l'icône (Exécuter une recherche) pour ouvrir le dossier.

•Si vous êtes en mode recherche, vous pouvez aussi cliquer sur l'icône (Éditer) à droite du champ « Candidat ». Le nom du candidat doit être inscrit dans le champ « Nom » et le prénom doit être inscrit dans la champ « Prénom », cliquez sur le bouton pour ouvrir le dossier.

•Cliquez sur l'onglet « Calendrier ».

2.Double-cliquez dans la zone principale du calendrier ou cliquez sur le bouton pour afficher la fenêtre « Gestion des disponibilités ».

Section - Horaire habituel

3.Pour chacune des journées, cliquez sur l'icône pour sélectionner la disponibilité pour la journée entière ou cliquez sur le cadran à la gauche de chacune des colonnes pour sélectionner la disponibilité pour le quart de travail.

4.Les heures de début et de fin affichées sont configurées par défaut, vous pouvez changer manuellement les heures de début et de fin des quarts de travail, si nécessaire.

5.Si vous choisissez l'option « Non disponible », cliquez sur la flèche à la droite de la colonne pour afficher la liste de choix des raisons de non disponibilité.

6.Faites un choix parmi les options proposées.

7.Cliquez sur (Enregistrer).

Section - Horaire spécifique

8.Sélectionnez la journée pour laquelle vous voulez modifier les disponibilités du candidat. Assurez-vous de choisir la bonne date pour la modification. Selon le choix d'affichage du calendrier, l'horaire pourrait être affiché pour plus d'une semaine.

9.Cliquez sur l'icône pour modifier la disponibilité pour la journée entière ou cliquez sur le cadran à la gauche de chacune des colonnes pour modifier la disponibilité pour ce quart de travail.

10.Les heures de début et de fin affichées sont configurées par défaut, vous pouvez changer manuellement les heures de début et de fin des quarts de travail, si nécessaire.

11.Si vous choisissez l'option « Non disponible », cliquez sur la flèche à la droite de la colonne pour afficher la liste de choix des raisons de non disponibilité.

12.Faites un choix parmi les options proposées.

13.Cliquez sur (Enregistrer).

Modification ou suppression des disponibilités

•Dans une des deux sections de la fenêtre ou dans les deux si nécessaire, sélectionnez le quart de travail ou la journée à modifier.

•Faites la modification et cliquez sur (Enregistrer). Répétez l'opération pour chacune des modifications.

•Pour effacer les disponibilités pour une journée entière, cliquez sur l'icône et choisissez l'option « Non spécifiée ».

•Pour effacer les disponibilités pour un quart de travail, cliquez sur le cadran et choisissez l'option « Non spécifiée ».

Vous pouvez effacer rapidement les disponibilités. L'option « Tout effacer » se retrouve sous le bouton dans les deux sections de la fenêtre. Choisir cette option dans la section « Horaire habituel » effacera toutes les disponibilités. Choisir cette option dans la section « Horaire spécifique » effacera les disponibilités spécifiques ajoutées pour les prochaines semaines, n'affectera pas les modifications dans le passé et affichera de nouveau l'horaire habituel.

Quelques modèles sont disponibles pour faciliter l'inscription des disponibilités de vos candidats. Ils sont généralement utilisés lors de l'inscription de l'horaire habituel.

Il n'est pas recommandé d'utiliser un modèle dans la section « Horaire spécifique ». Cette section est réservée pour les modifications occasionnelles des disponibilités qui affectent généralement un quart de travail ou une journée entière.

Il est possible d'utiliser plus d'un modèle lors de l'inscription des disponibilités. Par exemple, utiliser un modèle de jour et un modèle de soir.

Dans l'exemple ci-dessous, nous utiliserons le modèle « Jour semaine » pour l'horaire habituel et le modèle « Soir semaine » pour l'horaire spécifique.

Le candidat a modifié ses disponibilités pour une semaine entière, il ne sera pas disponible pour les quarts de travail de jour, mais le sera pour les quarts de travail de soir. Dans cette situation il est possible d'utiliser un modèle afin d'accélérer la saisie.

1.Ouvrez la fenêtre « Gestion des disponibilités ».

2.Dans la section « Horaire habituel », cliquez sur , choisir un modèle parmi les choix proposés.

3.Les disponibilités s'ajoutent automatiquement.

4.Refaites l'opération pour la section « Horaire spécifique ». Cet horaire aura la priorité pour les dates sélectionnées.

La possibilité de copier les disponibilités d'un candidat est utile à la création de son dossier.

Dans l'exemple ci-dessous, l'horaire habituel du lundi sera copié pour la semaine entière

1.Ouvrez la fenêtre « Gestion des disponibilités ».

2.Dans la section « Horaire habituel », sélectionnez la journée du lundi.

3.Inscrivez les disponibilités du candidat pour chacun des quarts de travail, modifier les heures de début et de fin, au besoin.

4.Cliquez sur (Enregistrer).

5.Toujours positionné sur la journée du lundi, cliquez sur l'icône pour afficher la liste de choix.

6.Sélectionnez l'option « Copier la journée ».

7.Cochez les quarts de travail et les journées pour lesquelles vous désirez appliquer la copie de l'horaire.

8.Cliquez sur .

9.La journée du lundi est copiée pour les journée qui ont été cochées.

Un candidat vous avise qu'il ne sera pas disponible pour une date précise.

Une façon rapide d'ajouter cette disponibilité est d'utiliser une disponibilité spécifique déjà inscrite au calendrier et de la copier pour la date mentionnée par le candidat.

La procédure de copie des disponibilités à été conçue pour être utilisée sur une courte période, elle peut s'avérer longue si vous devez naviguer dans le calendrier pour la sélection de plusieurs dates.

Si une modification affecte les disponibilités d'un candidat sur une longue période, nous vous recommandons de modifier l'horaire habituel afin de faciliter la gestion.

Dans l'exemple ci-dessous, la journée du dimanche sera copiée pour le 9 janvier 2018

1.Ouvrez la fenêtre « Gestion des disponibilités ».

2.Dans la section « Horaire spécifique », sélectionnez la journée du dimanche.

3.Cliquez sur l'icône pour afficher la liste de choix.

4.Sélectionnez l'option « Copier la journée », le calendrier s'affiche.

5.Au besoin, utilisez les flèches de navigation afin de sélectionner la date.

6.Cochez les quarts de travail pour lesquels vous désirez appliquer la copie.

7.Cliquez sur .

8.La journée du dimanche est copiée pour la date sélectionnée.