Ajouter un modèle de message

 

Plusieurs modèles de messages, courriel ou SMS sont disponibles dans PRIM, toutefois, vous pouvez éditer un nouveau modèle de message ou modifier un modèle existant.

 

 

       Termes utilisés sous les onglets de la fenêtre « Édition des modèles de messages »

 

Paramètres

Description

Envoyer les pièces jointes sous forme de lien

Si cette case est cochée, les pièces jointes au courriel seront envoyées sous forme d'un lien dans le message qui dirigera l’utilisateur vers le fichier. Envoyer les pièces sous forme de lien permet de ne pas envoyer la pièce jointe directement, les courriels envoyés sont beaucoup plus petits. De plus, de cette façon, il est possible de retracer si le destinataire a ouvert la ou les pièces jointes.

 

«Si vous voulez positionner le lien à un endroit précis du message, assurez-vous d'utilisez la variable « Pièces jointes. Sinon PRIM insère le lien à la fin du message, juste au-dessus de la signature lorsqu'elle est utilisée.

Inclure la signature Outlook

PRIM insère automatiquement votre signature configurée dans PRIM dans vos paramètres d'utilisateur.

Rapports associés

Liste des rapports disponibles pour ce type de modèle qu'il sera possible d'ajouter dans un courriel.

Fichiers joints

Vous pouvez joindre au modèle de courriel des fichiers qui se retrouvent sous l’onglet « Gestion documents » du dossier. Par exemple, dans le dossier d'un candidat, on peut y retrouver son CV ou sa photo.

 

«Les types de fichiers joints sont disponibles selon la configuration de votre entreprise.

Documents additionnels

Documents présents sur votre poste de travail ou sur votre réseau à joindre à un courriel. Quand le document est lié au message, il est enregistré dans le système et est disponible aux utilisateurs qui ont accès à cette fenêtre.

 

 

       Ajouter un modèle de courriel

 

Pour réafficher la liste des modèles de messages dans la fenêtre « Édition des modèles des messages », cliquez sur l'icône (Liste) de la barre d'outils principale.

 

PRIM utilise le langage inscrit dans le dossier de vos contacts pour la correspondance et les fichiers joints aux courriels. Assurez-vous d'avoir un modèle pour chacun des langages utilisés dans votre entreprise.

 

1.Ouvrez une fenêtre « Édition des modèles des messages ».

2.Fermer la fenêtre « Résultats de recherche » afin de créer un nouveau modèle.

3.Sous l'onglet « Message », cliquez sur l'icône (Insérer).

4.Inscrivez le nom de votre nouveau modèle.

5.Sélectionnez le type de modèle « Courriel » dans la liste de choix.

6.Sélectionnez le dossier dans lequel vous désirez ajouter votre modèle.

7.Sélectionnez la langue dans laquelle vous composerez votre message.

8.Cochez « Modèle actif » pour permettre l'utilisation de votre modèle aux utilisateurs de PRIM.

9.La zone d'édition du message s'affiche.

10.Inscrivez le titre ou l'objet du courriel.

11.Composez votre message.

12.PRIM ajoute automatiquement un saut de ligne double. Pour insérer un saut de ligne simple, appuyez sur la touche « Maj » et sur la touche « Entrée » de votre clavier.

13.Cliquez sur (Sauvegarder).

14.Déplacez-vous sous l'onglet « Options ».

15.Selon le dossier sélectionné dans la section « Contextes associés », vous retrouverez une liste de contextes différents. Faites un choix parmi les éléments proposés.

16.Sélectionnez les paramètres d'envoi.

17.La section « Cocher par défaut les contacts de type : » sera accessible selon le dossier sélectionné à la création du modèle.

18.S'il y a lieu, cochez le type de contact qui sera coché par défaut lors de l’envoi de courriel.

19.S'il y a lieu, sélectionnez la propriété qui doit être cochée dans le dossier du contact.

20.Cliquez sur (Sauvegarder).

21.Déplacez-vous sous l'onglet « Fichiers » si vous désirez joindre un document au modèle (un rapport PRIM ou un document enregistré sous l'onglet « Gestion documents »).

22.Cliquez sur (Sauvegarder).

23.Déplacez-vous sous l'onglet « Documents additionnels » si vous désirez joindre un document présent sur votre poste de travail ou sur votre réseau.

24.Sélectionnez le document et cochez la propriété du fichier.

25.Assurez-vous d'avoir un même document pour chacune des langues utilisées dans votre entreprise.

26.Votre message est prêt. Vous pourrez le sélectionner lors de votre prochain envoi de courriel via le bouton .

 

 

 

       Ajouter un modèle de SMS

 

Pour réafficher la liste des modèles de messages dans la fenêtre « Édition des modèles des messages », cliquez sur l'icône (Liste) de la barre d'outils principale.

 

1.Ouvrez une fenêtre « Édition des modèles des messages ».

2.Fermer la fenêtre « Affichage de résultat de recherche » afin de créer un nouveau modèle.

3.Sous l'onglet « Message », cliquez sur l'icône (Insérer).

4.Inscrivez le nom de votre nouveau modèle.

5.Sélectionnez le type de modèle « SMS »  dans la liste de choix.

6.Sélectionnez le dossier dans lequel vous désirez ajouter votre modèle.

7.Sélectionnez le langage dans lequel vous composerez votre message.

8.Cochez « Modèle actif » pour permettre l'utilisation de votre modèle aux utilisateurs de PRIM.

9.Inscrivez votre message. Utilisez les variables disponibles, s'il y a lieu. Assurez-vous de ne pas dépasser le nombre de caractères permis.

10.Cliquez sur (Sauvegarder).

11.Déplacez-vous sous l'onglet « Options ».

12.Selon le dossier sélectionné dans la section « Contextes associés », vous retrouverez une liste de contextes différents. Faites un choix parmi les éléments proposés.

13.Votre message est prêt. Vous pourrez le sélectionner lors de votre prochain envoi de SMS via le bouton .

 

 

 

       Modifier un modèle existant

 

Pour réafficher la liste des modèles de messages dans la fenêtre « Édition des modèles des messages », cliquez sur l'icône (Liste) de la barre d'outils principale.

 

Seulement les modèles que vous aurez créés seront modifiables, ceux inclus dans la configuration de base de PRIM ne le sont pas. Vous pouvez toutefois dupliquer un modèle de base existant et y appliquer des modifications, voir les section « Ajouter un modèle » ci-dessus.

 

Les modifications sont permises seulement dans le corps du message, PRIM ne permet pas la modification du type de modèle ou du dossier. Vous devrez créer un nouveau modèle de message.

 

1.Dans la liste, sélectionnez le modèle que vous désirez modifier.

2. Faites les modifications dans le corps du message.

3.Cliquez sur (Sauvegarder).

 

 

       Utiliser des variables dans votre message pour le personnaliser

 

Qu'est-ce qu'une variable?

 

Une variable est un symbole dans un modèle de courriel ou de SMS qui prendra une certaine valeur lors de l'envoi.

 

Par exemple, une variable qui est associée à un nom de client et ajoutée dans un modèle de message s'effacera pour afficher le nom du client à qui s'adresse le message.

 

Pour faciliter l'ajout de variables dans un modèle de message, courriel ou SMS, PRIM vous offre une liste de variables disponibles à sélectionner.

Vous pouvez aussi utiliser des variables lors de l'envoi d'un message si vous avez choisi de ne pas utiliser de modèle.

 

 

Voir les sections « Ajouter un modèle de courriel » et « Ajouter un modèle de SMS » pour la procédure de création de modèles. Nous traiterons ici de l'ajout de variables dans un message.

 

1.Vous êtes dans la fenêtre « Édition des modèles des messages » à l'étape de la conception de votre message.

2.Pour insérer une variable dans le texte, cliquez sur et choisissez parmi les éléments proposés de la liste des variables disponibles.

3.Si vous n'avez pas inséré la variable au bon endroit, vous pouvez la déplacer en utilisant la méthode du « Couper - Coller ».

4.Cliquez sur (Sauvegarder).